488 Sayılı Damga Vergisi Kanunu'na göre; "yolcu bilet ücretleri, sigorta primleri ve ilan ücretleri gibi mevzular üzerinden resim istifa etmeye mecbur olan gerçek ve tüzel kişiler bu ücret primlerle istifa ettikleri damga resimleri için tarih sırasıyla bir kayıt tutmaya mecburdurlar. Tüccarlar bu kayıtları muhasebe defterlerinde tuttukları hesaplarda gösterebilirler. Kayıtların muhasebe defterinde gösterilmemesi halinde ayrı bir 'Damga Resmi defteri' tutulur. Devlet müesseselerinin resmi defter ve kayıtları Damga Resmi defteri yerine geçer" denilmektedir.
Kanunda zikredilen Damga Vergisi Defteri ise, 20 seri numaralı Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği ile getirilen bir uygulama olup, 32 seri numaralı Damga Vergisi Genel Tebliğ ile kapsamı biraz daha genişletilmiştir.Bilahare 43 ve 44 seri numaralı Damga Vergisi Genel Tebliğleri ile bu konudaki uygulama net bir hale getirilmiştir. Anılan tebliğlere göre damga vergisi defteri "sürekli damga vergisi mükellefiyeti" tesis ettirilen kişi ve kurumlar tarafından tutulmaktadır. Sürekli mükellefiyet tesis ettirecek kişi ve kurumlar ise 20, 32, 43 ve 44 Seri Numaralı Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliğlerinde "zorunlu olanlar ve ihtiyarilik hakkı olanlar" ayrımı dahilinde belirlenmiş olup aşağıda listelenmiştir.
a) Sürekli mükellefiyeti zorunlu olan kurumlar:
1. Katma Bütçeli İdareler
2. İl Özel İdareleri ve Belediyeler
3. Döner Sermayeli Kuruluşlar
4. Bankalar
5. Kamu İktisadi Teşebbüsleri
6. Devlet ve Kamu İktisadi Teşebbüsleri İştirakleri
7. Özerk Kuruluşlar
8. Diğer Kamu Kurumları
9. Anonim Şirketler
b) Sürekli mükellefiyet tesisi kendi iradelerine bırakılan kişi ya da kurumlar:
1. Kurumlar Vergisi Kanununa Tabi Diğer Mükellefler, Limited Şirketler, Kooperatifler,
Dernek ve Vakıflara Ait İktisadi İşletmeler
2. Kollektif ve Adi Komandit Şirketler
3. Bilanço Esasına Göre Defter Tutanlar
4. İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutanlar
5. Serbest Meslek Kazancı Elde Edenler
Buna göre sürekli mükellefiyet tesisi kendi iradelerine bırakılan kişi ya da kurumların, sürekli damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmesi ve böylelikle de defter tutmaları ihtiyaridir. Sürekli mükellefiyet tesis ettirmek istemeyen bu mükelleflerin, damga vergisine ilişkin kayıtlarını 213 sayılı Vergi Usul Kanunu"na göre tutmak zorunda oldukları defterlerinde ayrıntılı olarak göstermek şartı ile ayrıca damga vergisi defteri tutmalarına gerek bulunmamaktadır.
Damga Vergisi Defterini kullanmaya başlamadan önce diğer yasal defterlerde olduğu gibi Vergi Usul Kanununun tasdik zamanına ilişkin 221.maddesindeki hükümlere uyulması gerekmektedir. Yıl içerisinde sürekli mükellefiyet tesis edilenler bu tarihten önce, takip eden yıllarda ise dönem başlamadan önceki son ayda (aralık ayı) yıllık esasta kullanılmak üzere damga vergisi defteri tasdik ettirilecektir. Buna göre damga vergisi defterinin her bölümüne takvim yılı başından itibaren 1 den başlayıp teselsül ettirilerek sıra numarası verilecek, düzenlenen kağıdın türü, tarihi, varsa numarası, vergi matrah ve miktarı belirtilecektir.
Sürekli damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmeleri zorunlu olmayan mükellefler, düzenledikleri veya taraf oldukları kağıtlara ilişkin damga vergilerini 488 sayılı Kanunun 22/b bendine göre kağıdın düzenlendiği tarihi izleyen on beş gün içinde, sürekli damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmeleri zorunlu olan mükellefler ise damga vergisine konu işlemleri, kağıdın düzenlendiği ayı takip eden ayın 23'üne kadar ilgili vergi dairesine damga vergisi beyannamesi ile bildirecek ve aynı süre içinde ödeyeceklerdir.
